エクセル(Excel)初めに身につけたい時短・効率化のあれこれ【テクニック】

初めに身につけたい時短・効率化のあれこれ

仕事などデータ整理などで使っているエクセル。

少しでも効率良く使いたいですよね。

ちょっとしたことで無駄な動きを排除します。

積み重ねで生産性を高めた仕事や資料の作成をすることが期待できる方法の紹介です。

他のアプリケーションでも活用できる内容です。

目次

新規ファイル作成時にファイルの保存先を見失わない

分かること

ファイルの保存先を見失わない!探す手間がなくなる。

新規ファイル作成時、エクセルなどアプリケーションを起動して新規ファイル作成を行っていませんか。

これをちょっとした手順で作成すると保存先を探す必要がなくなります。

標準設定ではDocumentフォルダに保存されてしまいます。最近のofficeはOneDriveに保存されることも。

資料を作成する時って、決まったフォルダに保存したいことがほとんどだと思います。

この新規作成時に保存したいフォルダに直接ファイルを作成すると保存先を探す必要がなくなります。

資料作成時に決まったフォルダにファイルを集めたい時などに、ファイルが見つからないないことを防げます。

エクスプローラーで作成する

保存したいホルダから新規ファイルを作成する

タスクバーの「エクスプローラ」ボタン(フォルダのマーク)をクリックし保存したいフォルダを開いておいて、右クリックのメニューから新規作成。「Microsoft Excelワークシート」を選択します。

「エクスプローラ」ー「保存したいフォルダ」ー「右クリック」ー「新規ファイル」

これで作成されたファイルは、このホルダに保存されます。

リボンは極力使わない!

分かること

マウスのポインターを使わず素早い操作!

シートの上方にあるリボンから機能を選択するには、リボンのタブから該当のボタンを探します。ボタンが見つかっても更にメニューから目的の機能を探す必要が有ります。この操作を省きましょう。

右クリックのショートカットメニューから操作する

右クリックのショートカットメニューから操作


リボンからマウスポインターで移動してボタンを探すのはとても非効率です。

右クリックならその場で利用できる機能が表示されます。対象に応じた操作が素早く選べます。

何の表なのか、内容を見なくても分かるようにする!

表を作成したら1行目にタイトルと日付を入れる

表を作成したらこの表は何の表なのか、いつ作成したのかが分かるようにタイトル日付を明記します。

タイトルは左上、日付は右上に入れるとわかり易いです。

タイトルは太字にして目立たせるのも良いです。表の中身を見る前にタイトルに目を向けさせる事ができるので、何の表か伝わりやすくなります。


定期的に作成・更新する表は、日付があれば最新のデータなのかを知ることが出来ます。

単位は見出しにつける

表の中でセルの一つひとつに金額の「¥」や「人」などの単位はつけず、表の見出しにだけ付けると文字が減って表が見易くなります。

金額は桁が判りやすくなるよう、桁区切り「,」を付ける

「セルの書式設定」画面の「表示形式」タブで「数値」をクリックし、「桁区切り「,」を使用する」にチェックを入れ「OK」を押します。

色使いは2色までにする

デートを強調したり表の見栄えを良くするつもりで色を設定しますが、あまり多色使いをするとかえって見辛くなります。

基本的には二色で十分足ります。

表に設定する色は、見出しとデータと強調したい箇所の区別がつけば良いです。

文字は左に、数字は右に

数字は右揃え、文字列は左揃え

セル内のデータはバラバラに配置されていると表の見栄えが悪いだけでなく、数字の桁が揃わず読み取りづらくなります。

こまめに保存する

ショートカット「Ctrl+S」キーでこまめに保存

不意に発生するPCのフリーズに対してリスクを小さくすることができます。

ひと区切りついたら「Ctrl+S」キーを押す習慣を身につけましょう。

5秒毎に保存する習慣も良いかも!

資料を電子ファイルで渡す場合はPDFにする

ファイルの改ざんを防ぐ

エクセルのファイルを共有して編集する場合は良いですが、外部に結果として送る場合はPDF化したものを送りましょう。

PDF=Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略です

PDFファイルはファイルを表示するだけの閲覧ソフトを使って内容を確認できます。

見るだけですのでファイルの改ざんを防ぐ効果が有ります。

請求書や見積書、契約書などはPDF化して渡します。

おわりに

エクセルの操作を行う上で初期的な効率化の紹介です。

他のアプリケーションでも応用できるものが有ります。

こまめな保存は習慣化出来るとリスクを小さくすることができます。

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